Cegid adapte son outil de gestion des notes de frais, Cegid Notilus, pour automatiser le cas du collaborateur qui règle une dépense professionnelle et obtient une facture au nom de son entreprise.
La réforme de la facturation électronique, dont l’entrée en vigueur est fixée au 1er septembre 2026 pour la réception, ne se limite pas aux factures B2B. Elle génère un cas d’usage spécifique aux déplacements professionnels : lorsqu’un collaborateur règle une dépense et obtient une facture au nom de son entreprise, le fournisseur émet une facture électronique via sa propre plateforme agréée (PA), transmise à celle de l’entreprise avec le statut « payé ». Cette facture doit ensuite être rapprochée de la note de frais du salarié. Sans outillage adapté, ce processus expose les directions financières à des risques de doublon de paiement, de perte de déductibilité de TVA et de traitements manuels supplémentaires.
Cegid Notilus récupère automatiquement les factures électroniques transmises par les plateformes agréées, les associe à la note de frais du collaborateur concerné et transmet les données consolidées vers l’ERP. La solution applique en parallèle la politique de remboursement de l’entreprise (plafonds, exclusions et workflows de validation) aux factures ainsi récupérées. Les données sont enrichies d’informations analytiques que le fournisseur ne détient pas : centre de coût, projet associé, client visité et ordre de mission. L’expert-comptable ou le service comptable reçoit un dossier complet sans avoir à créer de compte fournisseur pour chaque prestataire occasionnel.
La solution couvre les trois situations issues de la réforme : les dépenses réglées par l’entreprise avec des cartes logées, traitées comme de la facturation B2B standard ; celles réglées par le collaborateur au nom de l’entreprise, automatisées par Notilus ; et les dépenses sans facture au nom de l’entreprise, qui sont prises en charge avec le processus de gestion des notes de frais « classique ».
Cegid Notilus est conçu pour fonctionner avec n’importe quelle plateforme agréée et avec tous les ERP du marché.