Le centre hospitalier nancéien expérimente l’assistant IA de Microsoft pour automatiser certaines tâches administratives et financières. Après une phase pilote concluante auprès de 50 personnes, l’établissement étend le dispositif à 300 agents, principalement dans les fonctions support.
Une réponse aux tensions sur les fonctions administratives
Comme de nombreux établissements de santé, le CHRU de Nancy fait face à des effectifs administratifs contraints. Le volume de données à traiter, le nombre de réunions et les obligations de reporting augmentent pendant que les équipes restent en sous-effectif.
L’établissement a lancé fin 2024 un test de Microsoft 365 Copilot auprès de 50 utilisateurs : directeurs, gestionnaires, ingénieurs informatiques, secrétaires et personnels administratifs. L’outil, qui s’intègre à la suite bureautique, automatise la rédaction de courriels, la synthèse de documents et la création de présentations.
« Au début, on a formé de manière assez généraliste, en expliquant la puissance de l’outil sans forcément partir des réalités métier. On a vite vu que ce n’était pas la bonne approche », indique Jean-Christophe Calvo, chef du département territorial de la transformation numérique et de l’ingénierie biomédicale. L’expérimentation a été réorientée vers des exemples concrets par métier.
Un gain de temps estimé entre une et trois heures hebdomadaires
Justine Paté-Madesclaire, directrice adjointe des finances, utilise Copilot dans Outlook pour reformuler des messages, dans Word pour synthétiser des documents et dans PowerPoint pour générer des présentations. Elle estime gagner entre une et trois heures par semaine en fonction des sujets.
Cécile Billon, contrôleuse de gestion, combine Copilot avec Loop pour structurer les réunions de service et automatiser les comptes-rendus sous forme de pages de travail dynamiques, qui s’enrichissent automatiquement d’une séance à l’autre.
Les 50 premiers testeurs ayant souhaité poursuivre l’utilisation Microsoft 365 Copilot, la direction des systèmes d’information a décidé d’étendre l’expérimentation à 300 personnes.
Un comité de pilotage pour sélectionner les cas d’usage
Le CHRU a mis en place un comité de pilotage qui évalue chaque projet IA selon des critères médico-économiques : valeur créée pour l’établissement, gains de temps, réduction de la charge mentale, amélioration de la qualité de vie au travail. Certains Cas d’usage sont écartés lorsqu’ils n’apportent pas une valeur ajoutée suffisante.
L’Agence régionale de santé (ARS) finance pendant cinq ans un poste dédié à la coordination des actions IA sur le périmètre lorrain. Cette personne doit organiser les formations, animer la communauté interne et structurer une méthode reproductible à d’autres établissements de la région.